เจ้าของกิจการหลายคนมองว่าการทำบัญชีคือภาระที่ต้องทำให้เสร็จเพื่อนำส่งภาษีประจำปี การดูงบการเงินที่สรุปผลย้อนหลังไปแล้วหลายสัปดาห์หรือหลายเดือน ก็ไม่ต่างอะไรกับการอ่านหนังสือพิมพ์เก่าที่ไม่สามารถนำมาใช้หลบหลีกวิกฤตได้ทันท่วงที ในโลกธุรกิจที่กระแสเงินสดคือสายเลือดใหญ่ การเปลี่ยนมุมมองจากการแค่จดบันทึกรายรับรายจ่าย มาเป็นการใช้โปรแกรมบัญชี ERP คือการผ่าตัดเปลี่ยนหัวใจขององค์กร ให้สามารถมองเห็นสุขภาพทางการเงินแบบวินาทีต่อวินาที
การยกระดับระบบการเงินของธุรกิจให้เป็นมากกว่าแค่การสรุปตัวเลข มีความน่าสนใจที่ผู้บริหารควรทำความเข้าใจ ดังนี้
1. เลิกชันสูตรตัวเลข แล้วหันมาจับชีพจรธุรกิจแบบเรียลไทม์
ระบบบัญชีแบบดั้งเดิมมักจะบอกได้แค่ว่าเดือนที่แล้วกำไรหดหายเพราะอะไร ซึ่งเปรียบเสมือนการชันสูตรหาสาเหตุหลังจากความเสียหายเกิดขึ้นไปแล้ว แต่การทำงานของโปรแกรมบัญชี ERP จะทำหน้าที่เสมือนเครื่องวัดชีพจรที่สะท้อนสุขภาพธุรกิจตลอดเวลา เมื่อมีการดึงเงินทุนไปจมกับการสั่งของมากเกินความจำเป็น หรือมีลูกหนี้ค้างชำระที่เริ่มส่งสัญญาณอันตราย ระบบจะแสดงผลให้เห็นทันที ช่วยให้ผู้บริหารสามารถดึงเบรกหรือปรับแผนได้ก่อนที่กระแสเงินสดจะติดขัดจนเสียกระบวน
2. ล่ามแปลภาษาที่เปลี่ยนทุกการกระทำเป็นกำไร-ขาดทุนทันที
ความวุ่นวายมักเกิดขึ้นเมื่อฝ่ายขายมองแต่ยอดรายได้ ฝ่ายคลังสินค้ามองแต่จำนวนชิ้น ส่วนฝ่ายบัญชีต้องมารอเอกสารกระดาษเพื่อสรุปต้นทุน โปรแกรมบัญชี ERP เข้ามาทำลายกำแพงเหล่านี้อย่างราบคาบ ทันทีที่ฝ่ายขายยืนยันออเดอร์ ระบบจะวิ่งไปตัดของในคลัง และคำนวณต้นทุนสินค้าที่แท้จริงออกมาเป็นตัวเลขกำไรสุทธิให้เห็นบนหน้าจอผู้บริหารทันที ทุกการเคลื่อนไหวของพนักงานจะถูกแปลงเป็นภาษาทางการเงินโดยอัตโนมัติ ทำให้หลุดพ้นจากการทำงานแบบเดาทาง
3. คืนชีวิตให้คนทำงาน จากนักคีย์ข้อมูล สู่กุนซือธุรกิจ
งานที่สูบพลังงานและเวลามากที่สุดในแผนกบัญชีคือการนั่งจับคู่เอกสาร สลิปโอนเงิน ใบสั่งซื้อ และใบกำกับภาษี การนำโปรแกรมบัญชี ERP มาใช้คือการมอบหมายงานซ้ำซากเหล่านี้ให้เทคโนโลยีจัดการ ระบบที่ดีจะสามารถดึงข้อมูลการรับจ่ายเงินมาบันทึกและกระทบยอดให้อัตโนมัติ ปลดปล่อยเวลาอันมีค่าให้บุคลากรสามารถนำตัวเลขเหล่านั้นมาวิเคราะห์ หาจุดรั่วไหล และเสนอแนะกลยุทธ์เพื่อต่อยอดความมั่งคั่งให้กับบริษัทได้อย่างตรงจุด
การปรับเปลี่ยนระบบหลังบ้านครั้งนี้จึงไม่ใช่แค่การทำให้เอกสารเป็นระเบียบ หรือเพื่อให้สรรพากรตรวจสอบได้ง่าย แต่การใช้โปรแกรมบัญชี ERP คือการสร้างกระจกเงาบานใหญ่ที่สะท้อนความจริงของธุรกิจอย่างไร้การบิดเบือน องค์กรที่สามารถมองเห็นเส้นทางของเงินทุกบาทได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำที่สุด คือองค์กรที่จะสามารถปรับตัวและพุ่งทะยานไปข้างหน้าได้อย่างไร้ขีดจำกัด ท่ามกลางสภาพเศรษฐกิจที่พร้อมจะพลิกผันอยู่ตลอดเวลา
