ในโลกธุรกิจที่มีการแข่งขันสูง การลดต้นทุนในการดำเนินงานเป็นหัวใจสำคัญของการเพิ่มผลกำไรและสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขัน หนึ่งในกระบวนการที่กินเวลา ทรัพยากร และเงินจำนวนมากขององค์กรใหญ่ ๆ คือ การจัดซื้อจัดจ้าง หรือ Procurement แบบดั้งเดิม ซึ่งมักเต็มไปด้วยขั้นตอนที่ล่าช้าและขาดความโปร่งใส นี่คือจุดที่ ระบบ e-Procurement เข้ามาเปลี่ยนเกม
ระบบ e-Procurement คือการนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้จัดการกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างทั้งหมด ตั้งแต่การขอซื้อ การจัดหาสินค้าและบริการ การเปรียบเทียบซัพพลายเออร์ ไปจนถึงการอนุมัติและชำระเงิน การเปลี่ยนมาใช้ ระบบ e-Procurementไม่ใช่แค่การเปลี่ยนจากกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัล แต่มันคือการสร้างกลไกใหม่ที่ลดความผิดพลาด ลดการรั่วไหล และสร้างความโปร่งใสให้กับการใช้จ่ายขององค์กรอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน นี่คือ 4 แนวทางที่ ระบบ e-Procurement ช่วยลดค่าใช้จ่ายให้กับธุรกิจของคุณ
- การควบคุมการใช้จ่ายนอกแผน (Spend Control) ที่เข้มงวดขึ้น
ปัญหาใหญ่ของการจัดซื้อจัดจ้างแบบเดิมคือการซื้อสินค้าหรือบริการที่ไม่ได้อยู่ในแผนงบประมาณ (Maverick Buying) ซึ่งมักเกิดขึ้นเมื่อพนักงานตัดสินใจซื้อจากซัพพลายเออร์ที่ไม่ใช่คู่ค้าหลัก หรือไม่ได้ผ่านการขออนุมัติอย่างถูกต้อง ทำให้องค์กรพลาดโอกาสในการซื้อสินค้าในราคาที่ต่ำกว่าหรือตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้กับคู่ค้าหลัก ระบบ e-Procurement จะบังคับให้ทุกคำขอซื้อต้องผ่านการตรวจสอบและอนุมัติตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ในระบบเท่านั้น ทำให้ทุกการใช้จ่ายเป็นไปตามนโยบายและมีการวางแผนล่วงหน้า ซึ่งช่วยควบคุมการใช้จ่ายขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- เพิ่มอำนาจในการต่อรองราคาผ่านการรวมปริมาณการสั่งซื้อ (Volume Consolidation)
เมื่อทุกคำขอซื้อถูกรวมศูนย์เข้าไว้ใน ระบบ e-Procurement ข้อมูลจะถูกจัดเก็บและวิเคราะห์อย่างเป็นระบบ องค์กรจะเห็นภาพรวมว่าตลอดทั้งปีมีการสั่งซื้อสินค้าประเภทเดียวกันจากหน่วยงานต่าง ๆ มากน้อยแค่ไหน ข้อมูลนี้มีค่าอย่างยิ่ง เพราะช่วยให้ทีมจัดซื้อสามารถรวมปริมาณการสั่งซื้อก้อนใหญ่ (Volume Consolidation) และนำไปต่อรองราคากับซัพพลายเออร์รายเดียวเพื่อขอส่วนลดพิเศษได้ การรวมอำนาจการซื้อไว้ที่เดียวนี้เป็นกลยุทธ์ที่สำคัญมากในการลดต้นทุนสินค้าและบริการ ทำให้การใช้ ระบบ e-Procurement เป็นสิ่งที่คุ้มค่ามาก
- ลดต้นทุนด้านกระบวนการทำงาน (Process Cost) และเวลาที่สูญเปล่า
กระบวนการจัดซื้อแบบกระดาษหรืออีเมลต้องใช้เวลาจำนวนมากในการกรอกแบบฟอร์ม การพิมพ์ การส่งเอกสารข้ามแผนก และการรออนุมัติ การทำงานของ ระบบ e-Procurement เปลี่ยนขั้นตอนที่ซับซ้อนให้เป็นระบบอัตโนมัติ (Automation) และไร้กระดาษ ทำให้เวลาที่ใช้ในการจัดซื้อตั้งแต่ต้นจนจบสั้นลงอย่างเห็นได้ชัด
- สร้างความโปร่งใสและลดความเสี่ยงจากการทุจริต
ปัญหาการรั่วไหลของเงินในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างมักเกิดจากการขาดความโปร่งใสในการคัดเลือกซัพพลายเออร์ หรือการกำหนดราคาซื้อขาย ระบบ e-Procurement มีฟังก์ชันการตรวจสอบ (Audit Trail) ที่บันทึกทุกขั้นตอนของการจัดซื้อไว้ ทำให้ผู้บริหารสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครเป็นผู้อนุมัติ ราคาที่ซื้อขายเป็นไปตามเกณฑ์หรือไม่ และมีการเปรียบเทียบซัพพลายเออร์อย่างเป็นธรรมหรือไม่ การใช้ ระบบ e-Procurement ที่เข้มงวดจึงช่วยป้องกันและลดโอกาสในการทุจริตในกระบวนการจัดซื้อลงได้อย่างมาก ซึ่งเป็นการประหยัดเงินให้กับองค์กรในระยะยาวอย่างมหาศาล
ระบบ e-Procurement เป็นมากกว่าซอฟต์แวร์ แต่เป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์ที่ช่วยให้องค์กรควบคุมการใช้จ่ายได้อย่างเข้มงวด เพิ่มอำนาจในการต่อรองด้วยการรวมยอดสั่งซื้อ ลดต้นทุนและเวลาที่สูญเปล่าในกระบวนการทำงาน และเพิ่มความโปร่งใสเพื่อป้องกันการทุจริต การลงทุนใน ระบบ e-Procurement ที่มีประสิทธิภาพจึงเป็นการตัดสินใจที่สำคัญสำหรับผู้บริหารที่ต้องการสร้างรากฐานทางการเงินที่แข็งแกร่งและยั่งยืนให้กับองค์กรในระยะยาว
